Escritório virtual é a contratação de um endereço comercial real para a sua empresa, sem alugar o espaço físico. Você recebe o direito de uso do endereço, a documentação que comprova a sede para o registro do CNPJ e o serviço de recebimento de correspondência, enquanto trabalha de onde quiser.
É a alternativa procurada por quem não quer associar o CNPJ ao endereço residencial e por quem não precisa de ponto físico para atender. Neste artigo, você vê o que está incluso, o que não está, quanto custa e o que checar antes de fechar contrato.
O que é escritório virtual para empresas?
É um serviço que entrega os benefícios de um endereço comercial sem o custo de manter um imóvel. Em vez de assumir aluguel, condomínio, IPTU, água, luz e manutenção de um espaço que você não vai usar, você contrata apenas o endereço, por meio de um contrato de uso.
Vale corrigir uma ideia que circula sobre o serviço: ele não dispensa a empresa de obrigações legais. O escritório virtual resolve a questão do endereço, e só. Declarações, impostos, licenças e alvarás continuam sendo responsabilidade da empresa, exatamente como seriam em uma sala alugada.
O que está incluso no serviço
Os pacotes variam de fornecedor para fornecedor, mas o núcleo costuma ser este:
- direito de uso do endereço para registro do CNPJ e para divulgação do negócio;
- documentação da sede, com IPTU, comprovante de endereço, alvará e AVCB, que é o que o contador leva ao registro;
- recebimento e gestão de correspondência, com aviso a cada chegada e opção de digitalização ou retirada.
Alguns fornecedores oferecem itens adicionais, como salas de reunião por hora, atendimento telefônico e secretária virtual, que costumam elevar o valor do plano.
O que não está incluso
Aqui vale alinhar a expectativa, porque é onde nascem as frustrações:
- não é um espaço de trabalho. Se você precisa de mesa e estrutura para trabalhar todo dia, o que você procura é um coworking;
- não é ponto de recebimento de mercadoria. O serviço recebe cartas e envelopes, não encomendas, estoque ou volumes. Entenda melhor em caixa postal virtual;
- não substitui licenças da atividade. Se o seu negócio exige vigilância sanitária ou vistoria, isso continua valendo.
Qual é a diferença entre endereço fiscal e comercial?
A diferença está na finalidade. O endereço fiscal é o que consta como sede no registro do CNPJ, usado em questões fiscais e tributárias, e é por ele que os órgãos públicos localizam a empresa e enviam notificações. O endereço comercial é o que a empresa divulga para o mercado, em site, cartão, e-mail e materiais de marketing.
Uma correção que costuma confundir quem está começando: endereço comercial não significa “onde a empresa funciona”. Você pode operar de casa, de um coworking ou de qualquer lugar, e ainda assim divulgar um endereço comercial contratado. O detalhamento está no guia sobre endereço fiscal e comercial.
Ao contratar um escritório virtual, você pode usar o mesmo endereço para as duas funções, se isso fizer sentido para o seu negócio.
Quanto custa um escritório virtual?
O preço varia conforme a localização, o que está incluso no pacote e se o endereço serve para Inscrição Estadual. Planos com sala de reunião, atendimento telefônico e secretária virtual custam bem mais do que o uso simples do endereço.
Se você só precisa do endereço, no Meu Escritório Virtual são três planos, em valores da cobrança anual:
- endereço comercial, R$ 20 por mês, para divulgar o negócio;
- endereço fiscal, R$ 50 por mês, que serve como sede do CNPJ;
- endereço fiscal com Inscrição Estadual, R$ 115 por mês, para quem vende produto e recolhe ICMS.
Compare esse valor com o custo real de uma sala pequena, somando aluguel, condomínio, IPTU, contas e, muitas vezes, garantia e reforma na entrada. É essa diferença que vira caixa para estoque, mídia ou contratação.
O que verificar antes de contratar
Nem todo endereço virtual serve para o que você precisa. Antes de fechar, cheque cinco pontos:
- O endereço aceita Inscrição Estadual? Se a sua empresa vende mercadoria, você vai precisar de IE, e a Sefaz exige um documento com o número da sala. Nem todo plano entrega isso. Veja endereço fiscal com Inscrição Estadual.
- A documentação da sede vem junto? Sem IPTU, comprovante de endereço, alvará e AVCB, o contador não consegue registrar o CNPJ ali.
- A sua atividade é permitida naquele endereço? O CNAE precisa passar na consulta de viabilidade daquele município.
- O preço está publicado? Fornecedor que só informa valor por orçamento costuma reservar as surpresas para depois.
- Como funciona o recebimento de correspondência? Confirme se há aviso, digitalização e prazo de guarda, porque é por esse canal que chegam as notificações oficiais.
Se você ainda está decidindo entre usar a sua casa ou contratar um endereço, vale conferir antes quais atividades são permitidas em endereço residencial.
Como contratar um escritório virtual
O processo é direto. Escolha a unidade que faz sentido para o seu negócio, selecione o plano conforme o uso, informe os dados e faça o pagamento. Em seguida você recebe a autorização de uso e a documentação da sede.
Com esses documentos em mãos, o contador dá sequência à abertura do CNPJ ou à alteração cadastral, conforme o caso. Se você ainda não tem empresa aberta, o passo a passo está em como abrir uma empresa sozinho.
Uma nota sobre localização: dá para contratar em uma cidade diferente de onde você mora. Se você mora em Salvador e quer a sede em São Paulo, é possível, e isso costuma fazer diferença na percepção de clientes maiores. No Meu Escritório Virtual são 27 unidades em capitais e centros econômicos do país.
Para entender como esse endereço se encaixa no registro da sua empresa, veja também o guia do endereço virtual para CNPJ.
